Gestión documental: la solución para la ineficiencia en las empresas españolas

Gestión documental: la solución para la ineficiencia en las empresas españolas

¿Es eficiente el trabajo que realizamos tras nuestra jornada laboral? Esta es una pregunta que seguramente se hagan más los empresarios que los trabajadores, pero seguramente que estos últimos también la tengan en mente por aquello de que tienen miedo de perder su puesto de trabajo. La verdad es que hay que tener claro que trabajar durante muchas horas no quiere decir que trabajemos mejor o más rápido. Hay que aplicar otra serie de criterios si lo que queremos es valorar de una manera correcta esta cuestión. No basta con ser simplista ni mucho menos.

La tecnología se ha convertido en una de las maneras más importantes para hacer que el trabajo del personal sea más eficaz y más eficiente, sacando provecho al máximo de cada hora de trabajo. Desde luego, esta era una de las grandes necesidades de las empresas en este siglo XXI y no nos cabe la menor duda de que ha sido una de las grandes bazas de muchas entidades para salir de la crisis económica que puso en jaque a nuestra economía y nuestro mundo entre 2008 y 2016. Bendita tecnología, estarán diciendo algunos y algunas todavía.

Dicen que, para solucionar un problema, lo primero que hay que hacer es identificarlo y reconocerlo. De otra manera, es muy difícil que consigamos lo necesario para resolver la problemática que tenemos encima. Hemos hecho acopio de dos noticias que ejemplifican la mala situación en la que nos encontrábamos en España en cuanto a la eficacia y eficiencia de nuestros trabajadores. Ambas pertenecen a la página web de RRHH Digital.

  • En la primera de ellas, el titular lanza la pregunta del millón: “¿cuánto tiempo pierden los trabajadores buscando documentos?”. La respuesta puede dejar a algún empleador bastante preocupado. Y es que ese total es de 67 minutos. Es decir, que de media pasamos más de una hora buscando algún archivo durante un solo día de nuestra jornada laboral. En porcentaje, supera con creces el 10% de nuestro tiempo.
  • Todo eso conlleva al resultado del que nos habla la segunda de las noticias que os vamos a enlazar, que apunta que en España hay muchas horas de trabajo, pero que son poco productivas. Es la realidad de nuestro mercado laboral y este es el asunto sobre el que deberíamos incidir desde todos los ámbitos: las empresas, las instituciones públicas y los propios trabajadores.

Hay que reconocer que en España tenemos un problema con la eficiencia y la eficacia en el seno de las empresas. Y que eso se puede solucionar si se confía en la tecnología, que parece que todo lo puede en los años en los que nos encontramos. La gestión documental se ha convertido en una de las maneras más demandadas a la hora de garantizar la eficacia de los empleados y los del propio empresario. Desde Gitdoc creen que es precisamente por eso por lo que sigue creciendo el montante de entidades que apuesta por instalar un sistema de gestión documental para su organización.

La ineficiencia, en infinidad de casos, no es culpa del trabajador

Hay un error que es bastante común entre las empresas españolas y que hay que reconocer sí o sí: normalmente, se tiende a pensar que es empleado el culpable de su propia ineficiencia pero, en un alto porcentaje de casos, eso no es así. Aunque es cierto que hay trabajadores que no cumplen con las expectativas de quien los contrata, la verdad es que muchos de ellos son víctimas de la poca apuesta por la tecnología que realizan sus empresas y no pueden hacer nada por revertir la situación.

Una apuesta por la tecnología como de la que hemos hablado, la gestión documental, hace que un empleado no tenga que pasar esos 67 minutos que hemos mencionado antes buscando documentos, algo que no puede ser y que explica muchos de los problemas de rentabilidad que tienen las entidades empresariales españolas. La verdad es que, en lo que respecta a los empresarios de nuestro país, hay poca autocrítica y poca seriedad en este tema, en términos generales. Hasta que esa mentalidad no cambie, no volveremos a ser una potencia económica en este mundo. Es mejor ir teniéndolo claro.

La tecnología ha venido a este mundo para quedarse y eso no lo podemos dudar nadie. Y hay que sacar provecho de todas las ventajas que nos puede proporcionar, que no son pocas y que, desde luego, nos pueden hacer la vida mucho más fácil a todos y todas. Está claro que, para sacar rédito de todo cuanto la tecnología tiene para nosotros, hay que querer y apostar por ello. Quien no lo hace, nota rápidamente las consecuencias de estas acciones. Y no precisamente para bien. La tecnología es la mejor ayuda para conseguir el objetivo último en una empresa: la rentabilidad.

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