Hay momentos de nuestra vida en los que comenzamos a escuchar palabras como escritura, testamento, herencia, poder o acta y no siempre tenemos demasiado claro qué significan ni por qué necesitamos acudir a una notaría. Normalmente, no pensamos en estos trámites hasta que llega el momento de comprar una vivienda, organizar qué queremos que ocurra con nuestros bienes en el futuro o gestionar el patrimonio de un familiar que ha fallecido. Son situaciones importantes y, precisamente por las consecuencias que pueden tener, conviene entender qué estamos haciendo antes de firmar cualquier documento.
El trabajo del notario está relacionado con muchas situaciones diferentes y no solamente con la compraventa de una casa. Podemos necesitar su intervención para hacer testamento, formalizar determinados poderes, constituir una sociedad, realizar algunas operaciones familiares o tramitar cuestiones relacionadas con una herencia. Dependiendo del procedimiento, su participación puede responder a requisitos legales o aportar seguridad jurídica y asesoramiento sobre el documento que estamos a punto de otorgar.
Una de las mayores dificultades aparece cuando llegamos a estos trámites sin conocer prácticamente nada del proceso. Escuchamos términos jurídicos que no utilizamos habitualmente y podemos sentir que todo es mucho más complicado de lo que realmente es. Por eso resulta útil conocer al menos las ideas básicas sobre las situaciones en las que podemos encontrarnos con un notario y entender qué papel desempeña en cada una de ellas.
Comprar una vivienda es mucho más que entregar las llaves
Comprar una casa probablemente sea una de las decisiones económicas más importantes que tomaremos a lo largo de nuestra vida. Antes de llegar a la firma hemos podido pasar meses buscando viviendas, visitando inmuebles, comparando precios y estudiando si necesitamos financiación. Sin embargo, cuando finalmente encontramos la casa que queremos, comienza otra parte del proceso en la que aparecen documentos, comprobaciones y trámites que debemos entender correctamente.
La escritura pública permite dejar constancia de la operación y de las condiciones en las que se realiza. Durante este proceso se comprueban diferentes aspectos relacionados con la identidad de las partes, el inmueble y la propia operación. Además, cuando existe financiación hipotecaria aparecen documentos y pasos adicionales. La intervención notarial adquiere especial relevancia porque estamos hablando de una operación que puede comprometer una cantidad considerable de nuestro dinero durante muchos años.
Esto explica por qué no deberíamos acudir a la firma pensando únicamente en terminar cuanto antes. Si existe alguna cláusula, cantidad o condición que no entendemos, debemos preguntar. Firmar una escritura no debería convertirse en un acto automático después de meses buscando vivienda. Precisamente porque estamos llegando al final de un proceso tan importante, merece la pena dedicar el tiempo necesario a comprender aquello que estamos aceptando.
Antes de firmar deberíamos entender el documento que tenemos delante
Una de las ideas más importantes cuando acudimos a una notaría es que no deberíamos firmar un documento que no comprendemos. Puede parecer evidente, pero el lenguaje jurídico y la extensión de algunos documentos hacen que muchas personas lleguen a la firma confiando en que todo estará correctamente preparado. Aunque exista asesoramiento profesional, nosotros también debemos conocer aquello que estamos aceptando y plantear las dudas que tengamos.
Los expertos de Notaría Pérez Juan comentan que la actividad notarial puede estar relacionada con ámbitos muy diferentes de nuestra vida personal y patrimonial, entre ellos la compraventa de inmuebles, las hipotecas, los testamentos, las herencias y determinados poderes. Esta variedad ayuda a comprender que no acudimos al notario únicamente para colocar una firma al final de un documento, sino en momentos en los que necesitamos formalizar decisiones que pueden tener consecuencias jurídicas importantes.
También podemos preparar nuestras dudas antes de acudir. Si estamos comprando una vivienda, por ejemplo, podemos revisar previamente las cantidades, la forma de pago, la identificación del inmueble y cualquier condición que nos resulte poco clara. En otros procedimientos tendremos que prestar atención a cuestiones completamente diferentes. Lo importante es perder el miedo a preguntar, porque comprender el contenido de aquello que vamos a firmar debería formar parte del propio trámite.
Hacer testamento nos permite expresar qué queremos que ocurra con nuestros bienes
Hablar de testamento puede resultar incómodo porque inevitablemente nos hace pensar en la muerte, pero en realidad se trata de una herramienta para organizar determinadas cuestiones con antelación. No es necesario esperar a tener una edad avanzada ni disponer de un patrimonio enorme. Una persona puede decidir hacer testamento cuando considere que ha llegado el momento de dejar expresada su voluntad dentro de lo permitido por la legislación aplicable.
El Consejo General del Notariado explica que existen diferentes clases de testamento y que una de las más habituales es el testamento notarial abierto. En este caso, el notario informa y asesora sobre las distintas posibilidades, redacta el documento de acuerdo con la voluntad manifestada y comprueba que se cumplan las formalidades legales correspondientes. El original queda conservado y la existencia del último testamento puede conocerse posteriormente mediante el Registro General de Actos de Última Voluntad.
También es importante comprender que hacer testamento no significa necesariamente repartir en ese momento cada objeto que poseemos. Podemos expresar nuestra voluntad de acuerdo con las posibilidades que permite la legislación y modificar posteriormente el testamento si nuestras circunstancias cambian. Podemos casarnos, tener hijos, separarnos, adquirir nuevos bienes o simplemente cambiar de opinión. Lo que decidimos en un determinado momento no tiene por qué acompañarnos obligatoriamente durante el resto de nuestra vida.
Una herencia comienza con bastantes más preguntas de las que imaginamos
Cuando fallece un familiar, además del impacto emocional, pueden aparecer trámites que desconocemos por completo. Una de las primeras cuestiones consiste en averiguar si existe testamento y cuál es el último que otorgó la persona fallecida. A partir de ahí podremos saber quiénes tienen derechos sucesorios y comenzar a estudiar cómo se gestionará la herencia.
El proceso no es exactamente igual cuando existe testamento que cuando no lo hay. Si existe, las personas legitimadas pueden solicitar la copia autorizada correspondiente. Cuando no existe testamento puede ser necesario realizar una declaración de herederos por vía notarial para determinar quiénes tienen derecho a heredar de acuerdo con la legislación aplicable.
A partir de ahí habrá que conocer los bienes y también las posibles deudas. Este último punto es importante porque una herencia no debe imaginarse únicamente como una casa, dinero en una cuenta bancaria o determinados objetos. La situación patrimonial puede ser más compleja y por eso conviene conocerla antes de tomar decisiones. Recibir una herencia implica entender qué derechos y obligaciones forman parte de ella. También conviene reunir toda la información disponible para tener una visión lo más completa posible antes de decidir qué hacer. De esta forma podremos afrontar el proceso con mayor claridad y evitar tomar decisiones precipitadas por desconocer parte de la situación.
Aceptar una herencia también es una decisión que debemos comprender
Es habitual pensar que cuando alguien nos nombra herederos simplemente recibimos aquello que nos corresponde y el proceso termina. Sin embargo, debemos conocer qué estamos heredando antes de tomar decisiones. Los bienes pueden convivir con préstamos, deudas y otras obligaciones, de modo que disponer de información suficiente sobre el patrimonio resulta especialmente importante.
Cuando recibimos una herencia puede ser necesario conocer con detalle los bienes, derechos y posibles obligaciones que formaban parte del patrimonio de la persona fallecida. Para realizar determinados trámites tendremos que reunir documentación que permita acreditar el fallecimiento, conocer si existe testamento e identificar a las personas que tienen derechos sobre la herencia. Todo esto demuestra que detrás de la palabra herencia puede existir un procedimiento bastante más amplio de lo que imaginamos inicialmente y que conviene conocer bien la situación antes de tomar decisiones.
Entre los documentos e informaciones que pueden aparecer durante la tramitación de una herencia encontramos:
- El certificado de defunción
- La información sobre las últimas voluntades
- El testamento, cuando exista
- La documentación que permita identificar determinados bienes
- Información relacionada con cuentas y productos financieros
- Escrituras de inmuebles
- Documentación sobre posibles deudas y obligaciones
- Los datos necesarios para identificar a quienes tengan derechos sucesorios
La documentación concreta dependerá de cada situación y de la legislación aplicable. Una herencia sencilla con pocos bienes no tiene por qué presentar las mismas dificultades que otra en la que existen varios inmuebles, diferentes herederos o una situación patrimonial más compleja.
Cuando no existe testamento también hay un procedimiento
Morir sin testamento no significa que los bienes queden automáticamente sin propietario ni que la familia pueda repartirlos como considere oportuno. La legislación establece quiénes pueden ser llamados a heredar cuando no existe una disposición testamentaria válida. Para determinar quiénes son esas personas puede ser necesario tramitar una declaración de herederos.
La Ley del Notariado regula actuaciones relacionadas con estas situaciones y establece la documentación que puede ser necesaria para acreditar el fallecimiento, la inexistencia de un título sucesorio válido y el parentesco de las personas que puedan tener derecho a la herencia. No basta, por tanto, con que una familia llegue a un acuerdo informal sobre quién debería quedarse con determinados bienes.
Esta es también una de las razones por las que hacer testamento puede simplificar algunas cuestiones. No significa que desaparezcan todos los trámites posteriores ni que podamos disponer de nuestros bienes ignorando los límites establecidos por la ley, pero sí permite dejar expresada nuestra voluntad. En un momento emocionalmente complicado para la familia, contar con esa información puede evitar determinadas dudas sobre aquello que queríamos. También puede facilitar que nuestros familiares conozcan con mayor claridad algunas de las decisiones que habíamos tomado previamente. De esta manera, dejamos por escrito nuestra voluntad y reducimos la posibilidad de que determinadas cuestiones tengan que interpretarse cuando nosotros ya no podamos explicarlas.
Los poderes son otro motivo habitual para acudir a una notaría
No siempre podemos realizar personalmente todos nuestros trámites. Puede ocurrir que vivamos lejos, que tengamos dificultades para desplazarnos o que necesitemos que otra persona actúe en nuestro nombre para determinadas gestiones. En estas circunstancias aparecen los poderes notariales, mediante los que podemos autorizar a otra persona para realizar ciertos actos en nuestra representación dentro de los límites que hayamos establecido.
Esto no significa entregar a otra persona un permiso ilimitado para tomar cualquier decisión. Existen poderes que pueden estar destinados a actuaciones concretas y otros que abarcan facultades más amplias. Precisamente por las consecuencias que puede tener permitir que alguien actúe en nuestro nombre, debemos entender perfectamente qué facultades estamos concediendo y durante cuánto tiempo pueden utilizarse.
Antes de otorgar un poder conviene explicar claramente qué queremos conseguir. A partir de ahí podrá prepararse un documento adaptado a esa finalidad. No deberíamos pedir simplemente un poder muy amplio porque pensemos que así servirá para cualquier cosa. En asuntos jurídicos, definir correctamente aquello que necesitamos suele ser mucho más útil que conceder facultades innecesarias.
Preguntar antes de firmar puede evitarnos muchas dudas posteriores
Comprar una vivienda, hacer testamento y recibir una herencia son situaciones completamente diferentes, pero todas tienen algo en común. Estamos tomando decisiones que pueden afectar a nuestro patrimonio, nuestros derechos o los de otras personas. Por eso resulta especialmente importante comprender cada paso y no considerar la documentación como un simple trámite que debemos terminar rápidamente.
En ocasiones llegamos a una notaría después de haber recibido información de bancos, inmobiliarias, familiares, abogados o gestores. Podemos encontrarnos con opiniones distintas y no saber exactamente qué corresponde hacer. Llevar nuestra documentación ordenada y explicar claramente nuestra situación ayuda a que las dudas puedan resolverse con mayor facilidad. También debemos tener presente que las normas sucesorias pueden variar según el territorio y las circunstancias personales, por lo que no siempre podemos aplicar a nuestro caso lo que hizo un familiar o un conocido.
Al final, probablemente la mejor manera de entender la intervención de un notario sea dejar de pensar únicamente en la firma. Antes de llegar a ese momento existe información que revisar, decisiones que tomar y consecuencias que comprender. Tanto si estamos a punto de comprar nuestra primera vivienda como si queremos hacer testamento o tenemos que gestionar una herencia, conocer el proceso nos permite afrontarlo con muchas menos dudas y saber por qué estamos firmando cada documento.
