Que una empresa debe funcionar con la misma precisión que un reloj suizo es algo que todo el mundo sabe. De ese perfecto engranaje y que se ejecuten todos los procedimientos y procesos de forma adecuada y correcta, depende el éxito de la misma. Para conocer en profundidad todos los aspectos que pueden estar fallando en el engranaje empresarial, nada mejor que realizar una auditoria interna.
En ocasiones esta palabra causa pavor a los trabajadores y empresarios. En lugar de verlo como una acción positiva que va a propulsar la mejora de los puntos que fallen (en caso de que falle algo), se ve como un examen que puede echar a perder todo el trabajo realizado. Sin embargo, las auditorías internas constituyen una forma de mejorar y evolucionar en el sector, fomentando aquellos puntos mejorables que se pueden detectar.
Toda empresa que se precie, debe realizar auditorías interna, sobre todo si van a pasar por auditorías externas que pueden detectar errores y, a su vez, incurrir en sanciones. El equipo profesional de Crowe nos comenta que es posible contratar un servicio de auditoría o contar con un departamento propio. Estas opciones dependen de la envergadura y necesidades de cada empresa. Lo que está más que claro es que se trata de un servicio necesario para mantener la buena salud empresarial.
Puesto que el mercado evoluciona de forma constante, las empresas estén enfrentando desafíos cambiantes de forma permanente. Razón por la que es esencial mantener un crecimiento continuo y sostenido en el tiempo. Lograr esto es posible gracias a las auditorías internas que, lejos de lo que vemos en las películas donde los auditores entran a buscar pruebas de que algo va mal con malas maneras, consiste en un proceso encaminado a mejorar todo lo que sea mejorable. En este artículo, vamos a desengranar el proceso para que los más temerosos pierdan el miedo y se lancen a realizar una auditoria interna que propulse su empresa.
Objetivos de una auditoría interna
En primer lugar, debemos entender en que consiste una auditoría para determinar los objetivos de la misma. Siendo así, diremos que una auditoría es un sistema de controlo establecido por parte de una empresa con la finalidad de proteger sus activos. Este sistema se basa en un conjunto de normas, políticas y procedimientos que permiten minimizar los riesgos e incrementar la rentabilidad y productividad de toda la empresa.
Una de las mayores ventajas que ofrece una auditoria interna, consiste en asegurar que la empresa está llevando a cabo todas y cada una de las funciones correspondientes a cada departamento que la compone. En el caso de que esto no sea así, permite detectar los fallos o incumplimientos que permiten al empresario tomar las medidas correspondientes.
Como cabe esperar, el proceso de la auditoría debe llevarse a cabo por especialistas, sean internos (parte de la empresa) o externos (contratados para este fin), cuestión que no debe tomarse a la ligera, dado que un auditor debe cumplir con una serie de requisitos para poder realizar su trabajo de la manera correcta. Algunas de las características que definen al auditor son la imparcialidad y la objetividad que evitan que otros aspectos, sean personales o internos, afecten a su investigación.
Dicho de otra manera, una auditoría interna sirve para obtener y proporcionar una evaluación detallada, independiente y objetiva de todos los procesos, controles y operaciones que se llevan a cabo en la empresa. Hay que destacar las funciones que hacen que la auditoría cumpla su propósito:
- Evaluar y mejorar los controles internos con la finalidad de implementar las mejoras necesarias para minimizar el riesgo, prevenir los fraudes y garantizar el cumplimiento de la normativa y política interna.
- Identificar las áreas en las que se puede mejorar la eficiencia, la eficacia y la economía de las operaciones para maximizar el rendimiento y la rentabilidad.
- Promover la transparencia y la responsabilidad de la gestión ayudando a los responsables a tomar las decisiones adecuadas e informar de las posibles deficiencias.
- Apoyo en la toma de decisiones, ya que los informes proporcionan una información valiosa a los directivos y responsables que tomaran las mejores decisiones de forma informada y basándose en datos.
- Promover el cumplimiento de la normativa, las leyes, regulaciones y estándares de aplicación a la empresa. Identificar y abordar los posibles incumplimientos permite minimizar los riesgos legales y mantener la integridad y reputación de la empresa.
Teniendo esto en cuenta es fácil comprender la importancia de esta acción, ya que se trata de algo muy sencillo, supervisar de forma periódica para asegurar el buen funcionamiento. Estos procedimientos permiten realizar un seguimiento actualizado de la gestión empresarial que, a su vez, ayuda a conseguir el control financiero. Aparte de que previene fraudes, desvío de recursos, estafas y otra serie de factores negativos que pueden afectar directamente a los beneficios o reputación de la empresa.
A continuación detallaremos los objetivos esenciales de una auditoría interna:
- Optimización del funcionamiento interno.
- Hacer más seguros y productivos los procesos.
- Establecimiento de protocolos de actuación claros y definidos.
- Revisión y evaluación a la hora de aplicar controles en la operativa, la contabilidad y las finanzas.
- Realizar control del inventario.
- Preparación de los informes que adviertan sobre las irregularidades o posibles incumplimientos.
- Garantizar la continuidad del negocio.
- Optimización de la gestión del ciclo de vida de los diferentes activos.
- Promocionar la ética empresarial y el cumplimiento de las normativas.
- Mejorar la calidad y la satisfacción del cliente.
- Mejorar la gestión del riesgo y facilitar la toma de decisiones.
Diferentes tipos de auditoría
A diferencia de las auditorías externas, cuyo objetivo es similar, las auditorías internas no son obligatorias. Aunque en ambos casos se trata de verificar que todo lo que hace la empresa este bien hecho, cada una se hace por una razón. Las internas no son obligatorias aunque si recomendables, mientras que las externas son de obligado cumplimiento para todas aquellas empresas de gran tamaño o que cotizan en bolsa.
Mientras que las primeras se realizan para satisfacer las necesidades de la empresa, las segundas lo hacen para satisfacer las necesidades de los usuarios externos respecto a la situación financiera. Del mismo modo que la función de una auditoria interna no es otra que la de evaluar el sistema de control interno, la externa analiza la confiabilidad de los estados financieros.
Esto nos lleva a los diferentes tipos de auditoría interna que se pueden realizar en una empresa. Entre los cuales vamos a destacar la auditoría administrativa que se enfoca en analizar el control interno de las actividades financieras y administrativas, al tiempo que revisa las políticas, procedimientos, estructura de la organización, métodos de control, gestión financiera, metas y objetivos de la empresa. El objetivo es aumentar la rentabilidad.
Otro de los tipos de auditoría interna más habituales es la financiera. En este caso, el análisis se centra en los estados financieros realizando un contador público al final de cada ejercicio. Se verifican las cuentas anuales para decidir si son fieles al patrimonio, la situación financiera y los resultados.
Así mismo, se puede realizar una auditoría de los sistemas o tecnologías de la información, verificando que toda la estructura tecnológica funcione. Se realiza una evaluación de la eficacia y desempeño de los equipos, buscando la mejora tecnológica de cada área. Además se ocupa de que se cumplan las normativas respecto a la protección de datos.
Las auditorías de calidad conllevan una evaluación de las actividades, procedimientos y resultados de una empresa para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad pertinentes. La misión de este tipo de auditoria es evitar las malas prácticas internas o que se desarrollen y comercialicen productos que puedan afectar al consumidor. Puede ser de diferentes tipos en función del enfoque: gestión de calidad, procesos, calidad del producto, conformidad…
Por otro lado es posible realizar una auditoria operacional que se centra en los procesos, el control interno y los sistemas clave de la empresa. El objetivo de esta auditoría es mejorar la productividad y eficiencia de las operaciones, detectar el mal aprovechamiento de los recursos y ofrecer soluciones de mejora.
Por último, las auditorías de cumplimiento que, como su nombre deja claro, se ocupa de asegurar que las empresas cumplan con sus políticas y procedimientos internos. Cada compañía cuanta con unas serie de normas y códigos de conducta que cada empelado debe acatar. La auditoría supervisa que se cumplan estas normas y sean respetadas.
En resumen, una auditoría interna es un servicio que lleva a cabo un equipo profesional que puede ser empleado directo de la compañía o ser contratado para este fin. Los auditores se dedican a evaluar y mejorar la efectividad de todos los procesos que se llevan a cabo dentro de una empresa. El tamaño del equipo puede variar en función de la complejidad de la empresa a auditar, pudiendo estar compuesto por una sola persona o por un departamento que cuente con varios auditores y supervisores. Pueden proceder de diversos campos como la contabilidad, las finanzas o la gestión empresarial y están perfectamente cualificados para ejercer su labor de forma objetiva e imparcial.
