Una de las cuestiones que se plantea un emprendedor antes de iniciar un proyecto es dónde va a trabajar. De eso vamos a hablar en este artículo. De espacios de trabajo. Para escogerlo no solo debemos movernos por el sitio en el que nos sintamos más cómodos o el que nos resulte más económico. Debemos atender a aspectos como el contacto y atención a los clientes, la reputación profesional, etc. Estos puntos influyen en el éxito del emprendimiento.
Hace tiempo, antes de emprender un negocio el punto cero era disponer de una oficina o de un despacho a pie de calle. Esto implicaba una inversión económica antes de poner el negocio en funcionamiento. El alquiler del lugar de trabajo había que abonarlo incluso en esos primeros meses en los que cuesta arrancar. Hoy las cosas son distintas.
La flexibilidad y el control de gastos son la tónica dominante en los tiempos que vivimos, al menos en lo que se refiere al panorama empresarial. Tan importante como obtener beneficios es saber ajustar los gastos a la situación que atraviesa el proyecto.
Hemos vivido varias situaciones complicadas en lo que llevamos de siglo: la crisis financiera del 2008, la pandemia del COVID-19, los periodos de inflación inducidos por la inestabilidad internacional. Las empresas y emprendedores que han sobrevivido han sido aquellos que han sabido adaptarse a las circunstancias.
Hoy somos más sabios y más astutos. Tanto que podemos iniciar un proyecto empresarial sin necesidad de tener una oficina. Para eso disponemos de diferentes opciones. Todas tienen sus pros y sus contras, pero lo mejor de todo es que podemos ir saltando de una a otra según nos interese. Te las comentamos a continuación.
Trabajar desde casa.
Esta es la opción más sencilla. Sobre todo cuando estás empezando. Con ella reduces los gastos al máximo. Con ella concilias la vida laboral con la familiar.
Ahora bien, trabajar desde casa requiere mucha autodisciplina. Al estar todo a mano, la casa, el trabajo, la familia, tienden a mezclarse y somos más propensos a las distracciones. Cuando trabajábamos por cuenta ajena, entrábamos en una oficina a las 8 de la mañana y salíamos a las 4. En todo ese tiempo nos dedicábamos únicamente a trabajar. Estábamos concentrados en la faena. Al trabajar en casa tenemos que ser estrictos en seguir un horario. Ese entorno un poco laxo es el que ha llevado a las empresas a no apostar por el teletrabajo.
Los emprendedores y freelance deben ponerse en contacto con sus clientes. Las videollamadas han pasado a sustituir, en gran parte, a las reuniones presenciales. Los emprendedores tienen en su despacho un set de grabación desde el que realizan estas conexiones. Detrás del ordenador han preparado un mueble librería o un cuadro moderno que le sirve de escenario para dar seriedad a su actividad.
La seriedad se pierde cuando emites las facturas o cuando tienes que facilitar una dirección para recibir la correspondencia de la empresa. Resulta que la sede social de tu negocio es un piso en la tercera planta, en una calle secundaria, de un barrio periférico de una gran ciudad.
Puede parecer una tontería, pero este es un filtro que impide que mantengas el contacto con clientes cualitativos y evita que te beneficies de encargos relevantes.
Por suerte, muchos coworkings y centros de negocio, opciones de las que hablaremos más adelante, ofrecen el servicio de oficina virtual. La posibilidad de domiciliar la correspondencia de tu empresa en estos centros, ubicados por lo general en el centro de las ciudades o en zonas financieras y empresariales, y usar esa dirección como sede fiscal de tu negocio.
Los coworkings.
El coworkings es una forma de organización del trabajo que ha ganado popularidad en los últimos años. Consiste en espacios compartidos donde profesionales independientes, emprendedores o pequeñas empresas pueden desarrollar su actividad. En lugar de alquilar una oficina propia, los usuarios disponen de un puesto de trabajo dentro de un espacio común que ya está equipado con internet, mobiliario y otros servicios necesarios para trabajar. En un artículo publicado en el blog de la aseguradora Allianz, se analizan algunas de las ventajas y desventajas de este modelo laboral.
Una de las principales ventajas es el precio. Al compartir instalaciones, el coste suele ser mucho más bajo que el alquiler de una oficina tradicional. Normalmente, se paga una cuota mensual que incluye el uso del espacio y de los servicios básicos, como conexión a internet, salas de reuniones o zonas comunes. Esto permite a muchos profesionales disponer de un lugar de trabajo en zonas céntricas de la ciudad sin tener que afrontar grandes gastos.
Otro aspecto es la flexibilidad. Muchos coworkings ofrecen horarios amplios e incluso acceso durante las 24 horas del día. Además, suelen contar con servicios adicionales como recepción de correspondencia, salas para reuniones con clientes o espacios para organizar presentaciones y eventos. Esta estructura facilita que cada profesional adapte el uso del espacio a sus necesidades.
También destaca la posibilidad de crear contactos profesionales. Al compartir el mismo lugar con personas de diferentes sectores, es habitual que surjan colaboraciones, intercambios de ideas o incluso proyectos conjuntos.
Sin embargo, el coworking también presenta algunos inconvenientes. Uno de ellos es la falta de privacidad, ya que los puestos de trabajo suelen estar en salas abiertas donde varias personas trabajan al mismo tiempo. Esto puede dificultar realizar llamadas delicadas o tratar asuntos confidenciales. El entorno compartido puede generar distracciones y afectar a la concentración. Por otro lado, cuando una empresa empieza a crecer y necesita más espacio o equipos más amplios, estos lugares suelen quedarse pequeños y obligan al empresario a buscar otra alternativa.
Los centros de negocio.
Los centros de negocios son espacios de trabajo parecidos a los coworking, que al menos en nuestro país, tenían una mayor implantación antes de que los coworking se popularizaran.
Son espacios flexibles que ponen sus medios a disposición de empresas y profesionales para que desarrollen su actividad. En este sentido alquilan oficinas por días, horas o meses, sin que haya una obligación de permanencia. Alquilan salas de reunión, espacios para atender a los clientes, salas de formación para impartir cursillos y ofrecen servicios de recepción, atención de llamadas y otras gestiones.
El empresario madrileño Pablo López alquiló una sala de reuniones en C.N. Centro de Negocios, una cadena de centros de negocios con instalaciones en Madrid, Sevilla y Málaga, ubicadas en áreas empresariales de prestigio y que llevan más de 20 años gestionando espacios de este tipo. Pablo cuenta que en el Centro de Negocios celebraron una reunión de empresa, allí tenían todo lo necesario para realizar una jornada de trabajo productiva con todas las comodidades.
Otro empresario de Barcelona utilizó un centro de negocios para montar y dirigir un equipo de ventas. El empresario en cuestión efectuó las entrevistas para formar el equipo en un despacho que alquiló por horas. Reunió el equipo en una sala de reuniones del mismo centro de negocios, y volvía a convocar una reunión una vez al mes en el mismo lugar, para que todos se vieran las caras y mantener conexionado el equipo. La dirección diaria de sus trabajadores, la efectuaba por teléfono y correo electrónico, pero digamos que el centro de negocios se convirtió en su centro de operaciones.
Diferencias entre coworking y centro de negocio.
Los coworkings y los centros de negocio son espacios bastante parecidos y hay personas que los confunden, pero tienen sus diferencias. Estas son algunas de las más destacadas:
- Tipo de usuarios. El coworking suele estar más orientado a profesionales freelance. En cambio, el centro de negocios suele atraer más a empresas consolidadas, que necesitan instalaciones extra para realizar una actividad, como puede ser una reunión de empresa, realizar una actividad formativa o presentar un proyecto a sus clientes.
- Ambiente de trabajo. Los espacios de coworking fomentan un entorno colaborativo, donde es habitual compartir áreas comunes y establecer relaciones profesionales entre los usuarios. En los centros de negocios el ambiente es más formal. Cada empresa trabaja de manera independiente.
- Distribución del espacio. En un coworking predominan los espacios abiertos, con mesas compartidas y zonas comunes. Aunque también puede haber despachos privados, el concepto principal es el trabajo en comunidad. Los centros de negocios, por su parte, se centran más en espacios exclusivos para sus clientes.
- Networking. Algunos coworkings suelen organizar eventos, charlas o actividades profesionales para fomentar el networking entre los miembros; es decir, las relaciones de colaboración. En los centros de negocios el enfoque está más en ofrecer servicios empresariales clásicos, que faciliten que las empresas que han alquilado las instalaciones realicen su actividad con las mayores comodidades posibles.
- Imagen corporativa. Este es un aspecto importante. Un centro de negocios suele ofrecer una imagen más institucional o corporativa, adecuada para empresas que necesitan recibir clientes o proyectar una imagen empresarial más seria. Mientras el coworking transmite una sensación más dinámica, creativa y vinculada al emprendimiento moderno.
Estas son diferencias a grandes rasgos, lo cierto es que el límite entre los dos planteamientos está cada vez más difuso y hay centros de negocio que alquilan espacios de coworking, y coworkings que disponen de salas para reuniones y oficinas privadas.
Las incubadoras de microempresas.
Algunas instituciones públicas, como el ayuntamiento de Barcelona, ponen en marcha programas de emprendimiento como la Incubadora de Start-Ups de Barcelona Activa en los que ponen a disposición de los emprendedores los medios que tienen a su alcance para iniciar la actividad. Uno de estos medios es la cesión de espacios en instalaciones que tienen en la ciudad.
Además de ceder un pequeño despacho, para que el equipo trabaje junto, ofrece servicios de orientación y asesoramiento que facilitan la puesta en marcha del proyecto.
Los problemas de estas iniciativas es que van dirigidas a un modelo de empresa muy concreto, las Start Ups, que son empresas embrionarias, que testean el mercado y ponen marcha una actividad innovadora o abren un sub-nicho nuevo y se centran, en lo principal, en el campo de la tecnología.
El otro inconveniente es que las plazas de estos programas son reducidas. Es necesario presentar una memoria o un plan de proyecto, dentro de los plazos abiertos para presentar candidaturas, y el equipo que dirige el programa selecciona los que le interesa apoyar.
No es fácil entrar en una incubadora de este tipo, pero si se tiene la suerte de hacerlo, facilita bastante el inicio de un proyecto empresarial. Es una oportunidad para empaparse todo lo posible del conocimiento y la ayuda que pueden brindar estos programas.
El emprendimiento en la era digital.
La escuela de negocios internacional Next B.S. subraya que el mundo digital abre unas oportunidades únicas para innovar, para llegar a un mercado global y para crear proyectos escalables, que antes eran inauditas. Internet y el emprendimiento digital no han barrido a la empresa tradicional. Los dos modelos coexisten y coexistirán por mucho tiempo, pero sí han reinventado muchos sectores comerciales y productivos que ahora adoptan estrategias digitales.
El comercio online ha bajado las barreras del emprendimiento. Para emprender por internet necesitas menos dinero que para poner en marcha un negocio tradicional. Siempre necesitas invertir algo. Es iluso pensar que solo con tu ordenador y una conexión wifi va a prosperar un proyecto. Pero internet permite realizar muchas acciones prueba-error que por los medios tradicionales saldrían extremadamente costosas.
El dinamismo y la flexibilidad son dos rasgos esenciales del emprendimiento digital. Para realizar determinada tarea necesitas descargarte una aplicación de pago, como puede ser un editor de video para hacer post y anuncios con el que difundir tu trabajo, pero cuando ya no lo necesitas, dejas de pagarlo.
Puede ser que para estar al corriente de lo que está sucediendo en tu sector, hayas optado por suscribirte a ciertas plataformas. Pero esa suscripción la anulas cuando se acumulan los gastos.
Esta manera de pensar, de pagar solo lo que necesitas en cada momento, de controlar los gastos en función de las necesidades del proyecto, se traspasa al lugar de trabajo. Algo que te permite iniciar y dirigir un negocio sin necesidad de que tengas una oficina.
