La industria hotelera siempre ha sido uno de los sectores más competitivos, en donde se exige que las empresas utilicen todos los recursos y avances tecnológicos a mano para garantizarse su supervivencia
Así, siempre acuden a herramientas eficaces, capaces de controlar el gran flujo de información clave para la buena gestión del hotel. Entre estas, ahora se cuentan los software de gestión hoteleros, que cumplen con las necesidades de los establecimientos del sector, sin importar sus dimensiones, el número de instalaciones disponibles o de la cantidad de huéspedes que alojen.
Por supuesto, para que esta herramienta sea de provecho para nuestro negocio hotelero, lo primero es saber elegir el correcto, ya que en la actualidad existe multitud de ofertas, y si no estás acostumbrado a la tecnología y no entiendes bien como funcionan este tipo de sistemas, puede ser un problema.
Las opiniones son diversas en este campo, ya que cada hotel tiene una “configuración de necesidades” propia, y es difícil encontrar esta configuración en un “estándar”. Sin embargo, al conocer un poco más las características de estos software podemos encaminarnos hacia la elección correcta. Nuestros amigos de Micrologic, expertos en software de gestión empresarial, nos cuentan todo lo que debemos saber.
¿Qué son los programas de gestión hotelera (PMS) ?
Lo primero es saber de que se tratan estos programas de gestión, los cuales no son más que aplicaciones informáticas que integran una amplia variedad de funciones del hotel.
Dichas funciones van desde agilizar las tareas administrativas de los operadores y propietarios de hoteles, hasta aumentar sus reservas tanto a corto como a largo plazo. Además, permiten manejar de forma sencilla información de todas las áreas operativas del hotel, gracias a su capacidad de ser configurados en función de las exigencias de cada hotel, a partir de ciertas extensiones que amplían sus utilidades.
Así, estos software se encargan de las gestiones necesarias desde que los huéspedes realizan la reserva en línea hasta que envían sus comentarios cuando regresan a casa.
Características de un buen PMS
Debes conseguir un programa que te brinde los servicios que tu hotel necesite, de forma que puedas administrar tu hotel de forma eficaz. Sin embargo, todo buen PMS comparte las siguientes características:
- Un buen programa de gestión hotelera debe ser fácil de usar.
- Debe incorporar actualizaciones que incluyan funcionalidades extras que puedas adquirir o no según tus necesidades.
- Debe adaptarse a cualquier tipo de hotel.
- Debe poder ajustarse a la evolución del negocio sin dificultades.
- Debe ser compatible con otros programas informáticos, propios o de terceros.
- Debe poderse integrar de forma rápida con los diferentes sectores del hotel, como el front desk, Channel Manager, back office, compras, almacén, restaurante, entre otros.
- El programa debe ser poderoso en su integración de diversas funcionalidades, como la gestión de clientes “CRM”, las centrales de reserva “CRS” y los sistemas de check-in y check-out, para que entre ellos puedan intercambiar datos de manera automatizada.
¿Qué funciones cumplen los programas de gestión hotelera?
Los programas de gestión hotelera pueden cumplir múltiples funcionalidades dentro de tu hotel, tanto si se trata de una gran cadena, como si es un hotel independiente. Algunas de estas son:
- Gestión de reservas. Ayudan a administrar las reservas con eficiencia y efectividad, automatizando el proceso de reserva, de manera que te ahorres tareas administrativas y puedas concentrarte más en interactuar con tus huéspedes. Además que ayudan a reducir el riesgo de sobrereservas, lo que mejora directamente la experiencia de los huéspedes en tu propiedad.
- Conseguir reservas directas. Te permiten conseguir reservas directas en tu sitio web activo, ya que sabe que hoy en día la mayoría de los viajeros suelen realizar todas sus reservas por medio de la web.
- Gestión de canales. Te facilitan la puesta en marcha de tu estrategia de distribución diversificada al momento de asociarte con diferentes tipos de agentes del sector, como agencias de viajes en línea y sistemas de distribución global que te ayuden a volverte más competitivo dentro de la industria.
- Mejora de la presencia en la web. Te ayudan a mejorar tu presencia en línea, la cual es muy importante ya que los huéspedes podrán acceder más fácilmente a tu marca. Además que gracias a estos programas podrás crear un sitio web limpio, atractivo y fácil de usar, volviéndote más atractivo para el usuario.
Ventajas de la tecnología de gestión hotelera
Además de las muchas funciones que pueden desarrollar dentro de la gestión de tu hotel, estos programas también brindan una serie de beneficios para tu propiedad, entre las cuales se encuentran:
- Reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas. Puedes minimizar la cantidad de tiempo que dedicas a las tareas administrativas, ya que este se encargará de una buena parte del trabajo, permitiéndote centrar tus esfuerzos y energías en el conjunto general. Además que esta tecnología también puede proporcionarte información valiosa sobre el modo en que tus empleados realizan su trabajo y cómo afecta este factor a la retención, satisfacción y productividad de los empleados. En fin, te permite automatizar la mayoría de tus procesos, permitiendo optimizar tu negocio.
- Aumentas tu presencia en Internet. Como dijimos anteriormente, este software te ayuda aumentar tu presencia en Internet, permitiéndote aceptar reservas directas en línea y desarrollar un sitio web fácil de usar. Por supuesto, esto aumentará tu relevancia en los resultados de motores de búsqueda y llevará a más viajeros a descubrir tu propiedad durante su proceso de reserva en línea.
- Desarrollas relaciones con los huéspedes. Mejorarás la relación con tu público, a la vez que identificas nuevos mercados a los que sacar partido. Los tipos de viajeros a los que siempre les ha encantado alojarse en tu propiedad apreciarán las novedades en tus servicios, mientras que comenzarás a llegar a nuevos mercados que, de otro modo, no habrían descubierto tu marca.
- Gestión de tu distribución. Mejorarás tu alcance en toda la industria. Esto porque al contar con un sistema de gestión hotelera que se integre con un gestor de canales, podrás anunciarte en variedad de canales mientras mantienes la paridad de tarifas. Así podrás posicionarte en grandes agencias de viajes en línea y sistemas de distribución global, y también en agentes de viajes individuales de venta al por menor. Además de que podrás ofrecer información sobre reservas en tiempo real, mejorando tus procesos de reserva.
- Gestión de tus ingresos. Otra ventaja es que puedes poner en marcha una estrategia de gestión de ingresos beneficiosa para tu negocio. Esto por medio de herramientas de precios inteligentes con las que podrás crear una estrategia de precios de habitaciones flexible, a la vez que maximizas los ingresos que generas por habitación. Sin contar que también te podrás apoyar en este software para poner el precio justo a tus habitaciones, un factor muy importante a la hora de resaltar entre la competencia y lograr la preferencia y lealtad de tus clientes.
- Aumenta tus reservas. En última instancia, aumentarás tus reservas, ya sea que quieras lograr este objetivo porque es temporada baja o porque estás probando suerte dentro de nuevos segmentos de mercado. Al fin y al cabo, el objetivo de todos los servicios de tu solución de gestión hotelera es conseguir un mayor número de reservas en tu hotel.
Tipos de software de gestión hotelera
Existen diversos tipos de software de gestión hotelera a tener en cuenta a la hora de hacer tu elección. Aquí te hablamos de algunos de ellos:
- Sistemas de gestión hotelera: estos sistemas sirven para administrar tus tareas cotidianas, como son: aceptar reservas, tomar nota de las cancelaciones y crear tu manifiesto diario, entre otras. Por lo mismo es que hoy en día se considera una herramienta esencial para gestionar con eficacia un hotel de cualquier tamaño.
- Gestores de canales: un gestor de canales es un programa de distribución que permite que los hoteleros se conecten con distintos agentes. A su vez, los agentes tendrán acceso a la disponibilidad en tiempo real, pudiendo revender tus habitaciones a cambio de una comisión.
- Motores de reservas en línea: los motores de reservas en línea son herramientas tecnológicas para hoteles con las que puedes aceptar reservas en línea directamente en tu sitio web.
- Herramientas de precios: con el uso de las herramientas de precios, puedes desarrollar una estrategia de gestión de ingresos más eficaz. Si te apoyas en una herramienta de precios innovadora, esta te permitirá automatizar el proceso de cambio en tus tarifas y a calcular los ingresos que debería generar cada habitación.
- Herramientas de creación de sitios web: tu sitio web supone un escaparate de tu propiedad para los viajeros, quienes están optando por hacer sus reservas por este medio cada vez más, por lo que es necesario que tengas un sitio web con elementos visuales y multimedia que atraiga a los posibles huéspedes a reservar contigo. Po último, una herramienta de creación de sitios web eficaz optimiza el SEO de tu sitio web y te permite crear una experiencia personalizada para tus huéspedes, incluyendo aquellos que llegan por primera vez a tu hotel.
